FAQ

Oto najczęściej zadawane pytania wraz z odpowiedziami:

1. Czym jest e-startup?

E-startup oznacza nowo założoną firmę działającą w branży e-biznes/IT. W kontekście dotacji 8.1 POIG – działającą nie dłużej niż 12 miesięcy od daty rejestracji działalności gospodarczej. Zgodnie z wiedzą autora, słowo to nie było dotychczas powszechnie stosowane w Polsce, w przeciwieństwie do niektórych innych krajów (patrz np. e-startup.org, eStartup.com, czy eStartup.net).

2. Kto, na co oraz ile może uzyskać w ramach dotacji na start w e-biznesie (8.1 POIG)?

KTO ? mikro oraz małe firmy prowadzące działalność gospodarczą nie dłużej niż 12 miesięcy licząc od daty rejestracji działalności gospodarczej do dnia złożenia wniosku o dotację i mający siedzibę, a w przypadku przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną ? miejsce zamieszkania na terytorium Polski.
NA CO ? pomysły na e-biznes mające na celu świadczenie usług drogą elektroniczną (e-usług) i ewentualne wytworzenie produktów cyfrowych niezbędnych do świadczenia tych usług. Wymaganym efektem kwalifikowanego do wsparcia projektu jest zatem wytworzenie, świadczenie i aktualizacja e-usług.
UWAGA! Nie mylić e-usług z e-handlem towarami.
Wartość projektu nie może być niższa niż 20 tys. zł oraz wyższa niż 1 mln zł. Projekt może obejmować wszelkie niezbędne inwestycje (np. hardware, software czy wyposażenie biura), usługi zewnętrznych firm IT (np. w zakresie tworzenia i wdrażania oprogramowania / serwisu), szkolenia, działania promocyjne, usługi outsourcingowe i pomocnicze (doradcze, księgowe, prawne, telekomunikacyjne itp.) oraz pozostałe koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej (np. wynagrodzenia pracowników, wynajem i eksploatacja pomieszczeń, itp.) – przez okres do 24 miesięcy.
ILE ? 85% kwalifikowanej wartości projektu, maksymalnie do równowartości 200 tys. euro (zgodnie z zasadami pomocy de minimis). UWAGA! Dotację 8.1 POIG można otrzymać jednokrotnie!

3. Kto, na co oraz ile może uzyskać w ramach dotacji na systemy B2B (8.2 POIG)?

KTO – mikro, mali lub średni przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą i mający siedzibę, a w przypadku przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną ? miejsce zamieszkania na terytorium Polski, współpracujący na podstawie zawartych umów z co najmniej dwoma innymi przedsiębiorcami, planujący wdrożenie do współpracy rozwiązań informatycznych typu B2B lub ich rozwój (jeśli już funkcjonują), w tym w szczególności poprzez dostosowanie własnych systemów informatycznych do systemów informatycznych przedsiębiorstw, z którymi kooperują, w celu umożliwienia automatyzacji wymiany informacji pomiędzy systemami informatycznymi współpracujących przedsiębiorstw.
NA CO – przedsięwzięcia o charakterze zarówno technicznym (informatycznym), jak i organizacyjnym, które prowadzą do realizacji procesów biznesowych w formie elektronicznej, obejmujących trzy lub więcej firm. Typowy projekt obejmuje integrację eksploatowanych systemów lub wdrażanie nowych systemów informatycznych mających na celu umożliwienie automatyzacji wymiany informacji pomiędzy systemami informatycznymi współpracujących, przedsiębiorstw. System B2B może obejmować między innymi: prognozowanie, planowanie, zaopatrzenie, produkcję, magazynowanie, realizację umów i kontraktów, sprzedaż, serwis, doradztwo oraz wymianę doświadczeń uczestników rynku.
W uproszczeniu: dotacja 8.2 POIG wspiera wdrażanie i rozwój systemów B2B uszytych na miarę konkretnych kooperantów. UWAGA! Nie mylić z e-sklepami B2B, czyli z e-handlem nastawionym na klienta instytucjonalnego/korporacyjnego, bez stałych koperantów.
ILE ? do uzyskania minimum 20 tys. zł, maksymalnie 2 mln zł, w ramach wydatków inwestycyjnych (zwrot do 70% wydatków zgodnie z mapą pomocy regionalnej), na usługi doradcze i specjalistyczne (zwrot do 50% wydatków), na promocję i wynagrodzenia (zwrot do 85% wydatków ? pomoc de minimis), na szkolenia (zwrot do 45% wydatków).

4. Kto nie może uzyskać dotacji?

Poza ogólnymi zasadami i wykluczeniami z możliwości otrzymania pomocy publicznej, każda instytucja udzielająca pomocy publicznej, każdy program i każde źródło finansowania ze źródeł publicznych mogą cechować swoiste reguły.
W przypadku dotacji typu 8.1 i 8.2 POIG, wdrażanych przez PARP, zastosowanie mają m.in. następujące zasady.
PARP nie może udzielić wsparcia przedsiębiorcy:
- będącemu osobą fizyczną, jeżeli został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karno ? skarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych;
- nie będącemu osobą fizyczną, w którym osoba będąca członkiem jego organów zarządzających bądź wspólnikiem, została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa, o których mowa w pkt 1;
- posiadającemu zaległości z tytułu należności publicznoprawnych (np. wobec ZUS czy US);
- pozostającemu pod zarządem komisarycznym bądź znajdującemu się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego lub naprawczego;
- w stosunku, do którego zachodzą negatywne przesłanki do otrzymania pomocy określone w art. 211, ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 z 2005 r., poz. 2104 z późn. zm.);
- który w okresie trzech lat przed ubieganiem się o wsparcie lub pożyczkę naruszył w sposób istotny umowę zawartą z PARP.

5. Jak można zwiększyć szanse na uzyskanie dofinansowania? Jak się przygotować do złożenia wniosku?

Dobra rada brzmi: jak najwcześniej zacząć przygotowywać wkłady do projektu (opisy, dane, prognozy, uzasadnienia, itd.). Im jaśniej i precyzyjniej zostaną opisane założenia projektu (w tym jego sedno – planowane e-usługi), tym większe szanse na dofinansowanie. Warto konsultować swoje pomysły i przygotowywane opisy z innymi osobami, w tym szczególnie z laikami w temacie. Jeżeli założenia naszego projektu będą jasne i zostaną zrozumiane przez osoby niezaangażowane, zminimalizujemy ryzyko nieświadomego zastosowania przez nas skrótów myślowych w kwestiach, które oczywiste mogą być dla nas, ale nie koniecznie dla innych, w tym dla osób oceniających później nasz projekt.
Po pierwsze, należy wyjść od podstaw, czyli uzasadnić dlaczego chcemy realizować właśnie taki projekt i oferować właśnie takie usługi? W tym celu należy dokładnie określić i zdefiniować główne grupy naszych przyszłych odbiorców (klientów) oraz wskazać ich główne potrzeby. Następnie należy odpowiedzieć na pytanie, w jakim zakresie zostaną one zaspokojone przez naszą działalność (nasze e-usługi).
Po drugie, należy zgromadzić jak najwięcej argumentów potwierdzających rentowność przedsięwzięcia, czyli planowanej działalności gospodarczej opartej o e-usługi. Można spróbować samodzielnie oszacować zainteresowanie i potencjalny popyt na oferowane e-usługi, zrobić prognozy przyrostu nowych użytkowników / klientów oraz wzrostu przychodów przez kolejne lata (najlepiej na okres do 3 lat od planowanej daty zakończenia projektu objętego finansowaniem POIG. Można podpierać się dostępnymi badaniami i analizami rynku, artykułami branżowymi itp.
Po trzecie, należy koniecznie zastanowić się nad najbardziej optymalną i skuteczną strategią promocji i marketingu oferowanych e-usług i promocji samego serwisu w sieci.
Po czwarte, jeżeli zamierzamy pozyskać dotację nie tylko na uruchomienie e-usług, ale także pozyskać finansowanie prowadzenia działalności gospodarczej przez okres do 2 lat, dobrze jest jak najwcześniej rozpocząć szacunki planu finansowego (budżetu) obejmującego nie tylko inwestycje i uruchomienie świadczenia e-usług, ale także wszelkie wydatki operacyjne, osobowe i inne wydatki naszej firmy dostępne do sfinansowania.
Na koniec, dobrze jest mieć wizję rozwoju naszej działalności przez następne lata po zakończeniu projektu objętego dotacją. Ideą dotacji 8.1 POIG jest samodzielne kontynuowanie i rozwijanie działalności po ustaniu finansowania ze środków publicznych. Trzeba zatem przekonać oceniających, że nasz pomysł znajdzie faktyczne zainteresowanie klientów i rokuje na długofalowy sukces komercyjny (czyli, że nie jest to jedynie pomysł ?do szuflady? lub tylko ?pod dotację?).

6. Czy jeżeli firma A uczestniczy we wdrażaniu optymalizacji procesów biznesowych wraz z firmą B w innej firmie C, a także wdraża w firmie C odpowiednia oprogramowanie, czy jest to obszar kwalifikujący się do 8.2?

Pierwsze pytanie, które się nasuwa: która z ww. firm ma być beneficjentem dotacji 8.2?
Oczekiwany model biznesowy w dotacji 8.2 jest następujący:
Firma A współpracuje biznesowo z firmą B i firmą C (np. na zasadzie odbiorca – podwykonawca, usługobiorca – usługodawca, odbiorca – dostawca surowców, czy producent podzespołów).
Firma A stwierdza potrzebę zwiększenia efektywności współpracy poprzez wdrożenie automatycznych systemów elektronicznej wymiany informacji z B i C (w tym optymalizacji przepływu strumienia zamówień, dokumentów, obniżenia kosztów komunikacji, logistyki i magazynowania itd). Żadna z firm A, B i C nie potrafi samodzielnie wdrożyć nowych rozwiązań, stąd potrzebują pomocy zewnętrznej firmy IT (wdrażającej systemy B2B) – wykonawcy dla projektu, czyli firmy D.
Firma A przygotowuje projekt i składa wniosek o dofinansowanie (jest wnioskodawcą, a potem beneficjentem), następnie wybiera wykonawcę projektu z zachowaniem równego dostępu wszystkich potencjalnych wykonawców, np. firmę D
Żadna z firm A, B czy C – żeby ubiegać się o pomoc publiczną na realizację projektu – nie mogą być zdolne do jego samodzielnej realizacji, bowiem wówczas nie ma uzasadnienia dla zewnętrznej pomocy. Wydatki kwalifikowane w zakresie specjalistycznych usług nie mogą stanowić elementu własnej działalności. Krótko mówiąc, jeśli projektem mają zostać objęte firmy A, B i C – żadna z nich nie powinna być wykonawcą wdrożenia (np. firmą integrującą i wdrażającą systemy B2B, czyli taką, która samodzielnie, bez pomocy publicznej jest w stanie tego dokonać).

7. Czy sklep internetowy jest kwalifikowany do dotacji 8.1 POIG?

Tak, o ile przedmiotem działalności e-sklepu jest świadczenie (sprzedaż) usług elektronicznych, zgodnie z celem działania 8.1 POIG. Jeżeli podstawowym przedmiotem działalności sklepu internetowego jest sprzedaż towarów lub produktów (handel towarami czy produktami), wówczas taki sklep nie może otrzymać dotacji typu 8.1 POIG. Na ogół przyjmuje się, że handel towarami stanowi odrębny dział gospodarki od działalności usługowej. Zgodnie z art. 12 Rozporządzenia Rady (WE) NR 1777/2005, do usług elektronicznych nie należą dostawy towarów, nawet jeśli zamawianie i obsługa dostawy odbywa się drogą elektroniczną.

8. Czy o dotację dla e-startupów mogą starać się osoby dopiero planujące rozpoczęcie działalności gospodarczej?

Nie. Aby starać się o ten rodzaj dotacji trzeba już mieć zarejestrowaną firmę, jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. We wniosku będzie konieczność podania m.in. nazwy firmy, formy prawnej, numeru REGON oraz NIP.
Dla osób zainteresowanych dotacją na rozpoczęcie działalności gospodarczej są dostępne oddzielne programy i działania – wówczas wniosek o dotację składają osoby jeszcze nieprowadzące działalności gospodarczej.

9. Czy jednym z wykonawców lub dostawców dla projektu objętego dotacją może być np. firma-matka, firma posiadająca udziały w naszej firmie?

Moim zdaniem NIE. Zgodnie z typową umową o dofinansowanie projektu beneficjent zobowiązuje się, w przypadku realizacji zamówień lub usług w ramach Projektu, wybrać i udzielać zamówień w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego umową w związku z realizowanym zamówieniem.
Szczególnym przypadkiem są sytuacje, gdy pomiędzy beneficjentem dotacji a dostawcą / sprzedającym istnieją powiązania osobowe bądź kapitałowe. Beneficjent nie może zawierać transakcji z podmiotami powiązanymi. Jeśli istnieją jakiekolwiek powiązania osobowe bądź kapitałowe pomiędzy Beneficjentem a oferentem wówczas firma powiązana nie może być dostawcą usług lub materiałów w ramach projektu.

10. Czy koszty ewentualnego kredytu pomostowego również będą refundowane (np. odsetki, prowizja banku)?

Niestety nie, te koszty trzeba ponieść samodzielnie.

11. Czy po zaakceptowaniu wniosku i podpisaniu umowy o dofinansowanie istnieje możliwość rezygnacji z kontynuacji prowadzenia projektu? Czy jednak projekt musi zostać definitywnie ukończony? Zakładamy oczywiście, że w przypadku nieukończenia projektu nie będziemy domagali się wypłaty jakichkolwiek refundacji.

TAK, umowę o dofinansowanie można rozwiązać w dowolnym terminie, czyli można zrezygnować kontynuowania projektu i dofinansowania. Jeżeli jednak część dofinansowania zostanie już wypłacona (po zrealizowaniu 30-50% projektu będzie etapowo wypłacana refundacja), wówczas będzie niestety konieczność zwrotu wypłaconych środków.

12. Załóżmy że podczas realizacji projektu zajdzie potrzeba jego modyfikacji (np. klienci zwrócą uwagę, że potrzebna jest im nowa funkcjonalność). Czy w takim przypadku koszty z tym związane również będą refundowane?

Gdy już zostanie podpisana umowa – raczej niemożliwe jest dokładanie nowych wydatków czy elementów (choć nie wykluczam takiej możliwości – historia dotacji zna takie przypadki, np. w ramach dotacji szkoleniowych). Najlepiej jest na tyle uniwersalnie opisać projekt, zeby przewidziec margines na nowe funkcjonalnosci, ktore się narodzą w trakcie realizacji. Opis projektu nie musi być aż tak szczegółowy, żeby wymieniać dokładnie cały zamknięty katalog przewidywanych funkcjonalności czy usług. Wystarczy podać główne funkcje planowanego serwisu, w tym zobowiązać się do wdrożenia i uruchomienia minimum jednej dobrze opisanej e-usługi (to jest trzon projektu). Najlepiej sprawdza się reguła złotego środka, bez nadgorliwości w szczegółach :) Jeżeli się to sprytnie opisze (czyli nie za dużo szczegółów, ale na tyle jasno, że będzie wiadomo, o co chodzi w projekcie, jaki ma cel i oczekiany rezultat), to pewna swoboda zawsze pozostaje i zmiany w detalach nie naruszą postanowień umowy o dofinansowanie. Ważne, żeby w trakcie realizacji nie naruszyć / nie zmieniać głównego celu i zadeklarowanych rezultatów (efektów). Raczej nie widzę konieczności podawania we wniosku szczegółów technicznych planowanych do zastosowania technologii (najwyżej tylko z grubsza) – bardziej chodzi o uwypuklenie wymaganych produktów projektu (np. planowanej e-usługi), głównych funkcjonalności, szacowanego stopnia zaspokojenia potrzeb zidentyfikowanych grup odbiorców (co może być głównym celem projektu) oraz najważniejszego w ujęciu długofalowym: trwałości i rentowności projektu.

13. Czy będą wypłacane zaliczki na realizację projektu?

[aktualizacja]: Już tak, więcej szczegółów podał Tomek tutaj:

Niemniej jednak, biorąc pod uwagę uciążliwości biurokratyczne i ograniczenia czasowe przy zaliczkach, jeśli się da polecam poprzestanie na refundacjach etapowych – po każdym etapie projektu już można rozliczać poniesione wydatki i występować z wnioskiem o płatność w celu uzyskania zwrotu. A to od Was zależy jak sobie rozplanujecie etapy i wydatki w projekcie :)

14. Jakie dokumenty możemy zacząć już teraz gromadzić? Mamy opisany dokument, który dość szczegółowo opisuje nasz projekt wraz z analizą finansową. Zastanawiamy się, czy pomogłoby stworzenie biznesplanu? Czy będzie on brany pod uwagę podczas rozpatrywania wniosku o dotację 8.1 POIG?

Wraz z wnioskiem o dotację z działania 8.1 POIG nie jest wymagany oddzielny biznes plan, jednak jego najważniejsze elementy z pewnością przydadzą się do wypełnienia samego wniosku o dofinansowanie (wniosek obejmuje najważniejsze elementy biznes planu). Z drugiej strony nie ma przeciwskazań ku temu, żeby do wniosku dołączać ponadstandardowe, niewymagane dokumenty podnoszące jego wiarygodność. Wręcz przeciwnie, taki dodatkowy biznes plan może raczej pomóc uzyskać bardziej adekwatną ocenę projektu i może zwiększyć szanse na dofinansowanie).
Ponadto, jezeli planowane jest posiłkowanie się kredytem bankowym – należy wykorzystywać wolny czas, zeby za tym pochodzić, wyrobić sobie wiarygodność i uzyskać najlepszą ofertę. Jeżeli sami na starcie nie posiadamy wystarczających środków na realizację projektu, będzie konieczne pokazanie zewnętrznych źródeł finansowania do czasu wypłaty dotacji. Do wniosku należy wówczas dołączyć np. promesę kredytową, warunkową umowę kredytową lub inny dokument potwierdzający posiadanie wystarczających środków na płynną i terminową realizacją projektu (może być także promesa/umowa pożyczki od innych prywatnych podmiotów czy osób, w tym również od udziałowców spółki).

Uwaga! Oficjalna lista szczegółowych pytań, odpowiedzi oraz interpretacji jest publikowana TUTAJ dla działania 8.1 i TUTAJ dla działania 8.2 PO IG.